Agency sự kiện là một thuật ngữ được sử dụng rất phổ biến trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và quảng cáo. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về vai trò và chức năng của agency sự kiện trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về agency sự kiện là gì và vai trò của họ trong hoạt động doanh nghiệp.
Sự khác biệt của agency sự kiện với các đơn vị khác
Để hiểu rõ hơn về agency sự kiện, chúng ta cần phân biệt sự khác biệt giữa agency sự kiện với các đơn vị khác như công ty tổ chức sự kiện, công ty quảng cáo hay công ty PR (quản lý thương hiệu).
Công ty tổ chức sự kiện
Công ty tổ chức sự kiện là một đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức các sự kiện như hội thảo, hội nghị, lễ khai trương, tiệc cưới, sự kiện quảng cáo… Công ty này sẽ đảm nhận toàn bộ công việc liên quan đến tổ chức sự kiện từ việc lên ý tưởng, thiết kế, chuẩn bị vật tư, trang trí, âm thanh ánh sáng, đón tiếp khách mời, phục vụ thực phẩm và các hoạt động giải trí.
Công ty quảng cáo
Công ty quảng cáo là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ quảng cáo cho các doanh nghiệp. Công ty này sẽ đảm nhận việc tư vấn, thiết kế và triển khai chiến dịch quảng cáo trên các phương tiện truyền thông như TV, radio, báo chí, mạng xã hội…
Công ty PR (quản lý thương hiệu)
Công ty PR là đơn vị chuyên tư vấn và triển khai các hoạt động quản lý thương hiệu cho các doanh nghiệp. Công ty này sẽ đảm nhận việc xây dựng và duy trì hình ảnh của thương hiệu trên thị trường, tạo dựng mối quan hệ tốt với khách hàng và cộng đồng.
Tóm lại, agency sự kiện có vai trò khác biệt với các đơn vị trên. Trong khi công ty tổ chức sự kiện chỉ đảm nhận việc tổ chức sự kiện, công ty quảng cáo và công ty PR tập trung vào các hoạt động quảng bá và quản lý thương hiệu, thì agency sự kiện kết hợp cả hai yếu tố này để tạo ra các sự kiện thành công và góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu cho doanh nghiệp.
Cấu trúc của agency sự kiện
Để có thể hoạt động hiệu quả, một agency sự kiện cần có cấu trúc tổ chức rõ ràng và chuyên nghiệp. Thông thường, cấu trúc của một agency sự kiện sẽ bao gồm các bộ phận sau:
Bộ phận kinh doanh
Bộ phận kinh doanh là trung tâm của agency sự kiện, đảm nhận vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm và duy trì các khách hàng. Họ sẽ tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, tư vấn và đưa ra giải pháp phù hợp nhất cho từng sự kiện.
Bộ phận sản xuất
Bộ phận sản xuất sẽ đảm nhận việc triển khai các hoạt động liên quan đến tổ chức sự kiện. Họ sẽ lên kế hoạch chi tiết, chuẩn bị vật tư, trang thiết bị, trang trí, âm thanh ánh sáng và các hoạt động giải trí.
Bộ phận truyền thông
Bộ phận truyền thông có nhiệm vụ quảng bá và PR cho sự kiện. Họ sẽ đảm nhận việc thiết kế và triển khai chiến dịch truyền thông trên các phương tiện truyền thông để thu hút sự chú ý của công chúng và tạo dựng hình ảnh tích cực cho sự kiện.
Bộ phận kỹ thuật
Bộ phận kỹ thuật sẽ đảm nhận việc lắp đặt và vận hành các thiết bị âm thanh ánh sáng, máy chiếu, màn hình LED… trong sự kiện. Họ cũng sẽ giúp đỡ các diễn giả và khách mời trong việc sử dụng các thiết bị này.
Bộ phận đối ngoại
Bộ phận đối ngoại sẽ đảm nhận việc liên lạc và làm việc với các đối tác, nhà tài trợ và các đơn vị liên quan khác để đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi và đạt được mục tiêu đề ra.
Vai trò của agency sự kiện trong hoạt động của các doanh nghiệp
Agency sự kiện có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các doanh nghiệp tổ chức các sự kiện nhằm quảng bá thương hiệu, tạo dựng hình ảnh tích cực và thu hút khách hàng. Dưới đây là những vai trò chính của agency sự kiện trong hoạt động của các doanh nghiệp:
Tư vấn và thiết kế sự kiện
Một agency sự kiện có đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và kiến thức về tổ chức sự kiện. Họ sẽ tư vấn và đưa ra các ý tưởng sáng tạo để giúp sự kiện của doanh nghiệp trở nên độc đáo và thu hút sự chú ý của công chúng. Đồng thời, họ cũng sẽ thiết kế toàn bộ kế hoạch và chiến lược cho sự kiện, từ việc lựa chọn địa điểm, chủ đề, phong cách, đến các hoạt động và chương trình trong sự kiện.
Triển khai và quản lý sự kiện
Agency sự kiện sẽ đảm nhận toàn bộ công việc liên quan đến tổ chức sự kiện từ A-Z. Họ sẽ chuẩn bị vật tư, trang thiết bị, trang trí, âm thanh ánh sáng, đón tiếp khách mời, phục vụ thực phẩm và các hoạt động giải trí. Đồng thời, họ cũng sẽ quản lý và điều hành sự kiện để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra thuận lợi và đạt được mục tiêu đề ra.
Quảng bá và PR cho sự kiện
Một trong những vai trò quan trọng của agency sự kiện là quảng bá và PR cho sự kiện. Họ sẽ đảm nhận việc thiết kế và triển khai chiến dịch truyền thông trên các phương tiện truyền thông để thu hút sự chú ý của công chúng và tạo dựng hình ảnh tích cực cho sự kiện. Đồng thời, họ cũng sẽ tìm kiếm các đối tác và nhà tài trợ để hỗ trợ cho sự kiện.
Xây dựng hình ảnh thương hiệu
Sự kiện là một cơ hội tuyệt vời để xây dựng và tăng cường hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp. Với sự giúp đỡ của agency sự kiện, các hoạt động trong sự kiện sẽ được thiết kế và triển khai sao cho phù hợp với giá trị và thông điệp của thương hiệu. Đồng thời, agency sự kiện cũng sẽ tạo ra những trải nghiệm đặc biệt cho khách hàng để gắn kết họ với thương hiệu.
Tạo dựng mối quan hệ với khách hàng
Sự kiện là một cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ và tương tác trực tiếp với khách hàng. Agency sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra những hoạt động và chương trình hấp dẫn để thu hút khách hàng và tạo dựng mối quan hệ tốt với họ. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tăng cường niềm tin và sự ủng hộ từ phía khách hàng.
Dịch vụ chính của agency sự kiện
Agency sự kiện cung cấp nhiều dịch vụ khác nhau để hỗ trợ cho các doanh nghiệp tổ chức sự kiện. Dưới đây là những dịch vụ chính mà một agency sự kiện có thể cung cấp:
Tư vấn và thiết kế sự kiện
Agency sự kiện sẽ tư vấn và đưa ra các ý tưởng sáng tạo để giúp sự kiện của doanh nghiệp trở nên độc đáo và thu hút sự chú ý của công chúng. Đồng thời, họ cũng sẽ thiết kế toàn bộ kế hoạch và chiến lược cho sự kiện.
Triển khai và quản lý sự kiện
Agency sự kiện sẽ đảm nhận toàn bộ công việc liên quan đến tổ chức sự kiện từ A-Z. Họ sẽ chuẩn bị vật tư, trang thiết bị, trang trí, âm thanh ánh sáng, đón tiếp khách mời, phục vụ thực phẩm và các hoạt động giải trí. Đồng thời, họ cũng sẽ quản lý và điều hành sự kiện để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra thuận lợi và đạt được mục tiêu đề ra.
Quảng bá và PR cho sự kiện
Một trong những dịch vụ quan trọng của agency sự kiện là quảng bá và PR cho sự kiện. Họ sẽ đảm nhận việc thiết kế và triển khai chiến dịch truyền thông trên các phương tiện truyền thông để thu hút sự chú ý của công chúng và tạo dựng hình ảnh tích cực cho sự kiện.
Thiết kế và sản xuất nội dung
Agency sự kiện cũng có thể giúp doanh nghiệp thiết kế và sản xuất nội dung cho sự kiện như video, slide, poster, banner… Điều này sẽ giúp sự kiện trở nên sinh động và thu hút sự chú ý của khách hàng.
Tổ chức các hoạt động giải trí
Một sự kiện thành công không chỉ cần các hoạt động chuyên nghiệp mà còn cần sự giải trí để tạo dựng không khí vui vẻ và gắn kết khách hàng với thương hiệu. Agency sự kiện có thể tổ chức các hoạt động giải trí như ca nhạc, múa, xiếc, gameshow… để tăng thêm sự hấp dẫn cho sự kiện.
Nhà cung cấp agency sự kiện
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp agency sự kiện với các dịch vụ và chất lượng khác nhau. Tuy nhiên, để đảm bảo sự thành công cho sự kiện của doanh nghiệp, việc lựa chọn một nhà cung cấp uy tín và chuyên nghiệp là rất quan trọng.
CES Media Việt Nam là một trong những công ty tổ chức sự kiện hàng đầu tại Việt Nam. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và quảng cáo, CES Media đã tổ chức thành công hàng trăm sự kiện lớn nhỏ cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước.
CES Media có đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, chuyên nghiệp và sáng tạo, luôn sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng. Họ cung cấp các dịch vụ từ tư vấn, thiết kế, triển khai, quảng bá cho đến sản xuất nội dung và tổ chức hoạt động giải trí. Đồng thời, CES Media còn có mối quan hệ tốt với các đối tác và nhà tài trợ để hỗ trợ cho sự kiện của doanh nghiệp.
Các hình thức sự kiện chính
Có rất nhiều hình thức sự kiện được tổ chức bởi agency sự kiện, tùy thuộc vào mục đích và mong muốn của doanh nghiệp. Dưới đây là một số hình thức sự kiện chính:
Hội thảo và hội nghị
Hội thảo và hội nghị là những sự kiện được tổ chức để trao đổi thông tin, kinh nghiệm và kiến thức giữa các chuyên gia và người tham dự. Đây là cơ hội để doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm, dịch vụ và tạo dựng mối quan hệ với khách hàng.
Lễ khai trương và ra mắt sản phẩm
Lễ khai trương và ra mắt sản phẩm là những sự kiện quan trọng để giới thiệu sản phẩm mới của doanh nghiệp đến công chúng. Agency sự kiện sẽ giúp tổ chức một buổi lễ hoành tráng và ấn tượng để thu hút sự chú ý của khách hàng.
Sự kiện gây quỹ
Sự kiện gây quỹ là cách để các tổ chức từ thiện và các doanh nghiệp quyên góp tiền cho một mục đích nhân đạo. Agency sự kiện sẽ giúp tổ chức một sự kiện đầy cảm xúc và thu hút sự tham gia của đông đảo người dân.
Kết luận
Agency sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ cho các doanh nghiệp tổ chức sự kiện. Họ cung cấp nhiều dịch vụ chuyên nghiệp và đa dạng để đảm bảo sự thành công của sự kiện. Việc lựa chọn một agency sự kiện uy tín và chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp đạt được kết quả tốt nhất từ sự kiện của mình. CES Media Việt Nam là một trong những công ty tổ chức sự kiện hàng đầu tại Việt Nam, đáp ứng được mọi yêu cầu và mong muốn của khách hàng.
CES MEDIA VIỆT NAM
- Tầng 6 – 35A ngõ 45 Trần Thái Tông, Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội
- Hotline: 0912.230.666 (Mr Dương Trịnh) – 093.238.7969 (Mrs Nga Tăng)
- Email: event@cesmediavn.com
- Fanpage: www.facebook.com/cesmediavn