Tổ chức sự kiện ngoài trời là một trong những hình thức giúp cho các doanh nghiệp, tổ chức có thể truyền tải thông điệp đến khách hàng, đối tác một cách hiệu quả. Tuy nhiên, để tổ chức một sự kiện ngoài trời thành công, việc lựa chọn đúng nhà cung cấp dịch vụ rất quan trọng. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn các bước cần thiết để chọn được nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời phù hợp.
Lợi ích của tổ chức sự kiện ngoài trời
Tổ chức sự kiện ngoài trời mang lại rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp, tổ chức, trong đó có:
Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới
Sự kiện ngoài trời là nơi để giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ mới đến khách hàng, đối tác một cách trực tiếp và sinh động nhất. Khách hàng và đối tác sẽ được trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ trực tiếp, đánh giá chất lượng và độ tin cậy của công ty.
Tăng cường tương tác với khách hàng
Sự kiện ngoài trời cho phép các doanh nghiệp, tổ chức tương tác trực tiếp với khách hàng. Đây là cơ hội để xây dựng lòng tin, tạo sự gắn kết với khách hàng, đối tác.
Quảng bá thương hiệu
Sự kiện ngoài trời là một trong những cách quảng bá thương hiệu hiệu quả nhất. Việc tổ chức các hoạt động, trò chơi, triển lãm, hội thảo liên quan đến sản phẩm, dịch vụ của công ty sẽ giúp nâng cao nhận thức và độ nhớ tới thương hiệu.
Các bước cần thiết để tổ chức sự kiện ngoài trời thành công
Để tổ chức sự kiện ngoài trời thành công, bạn cần tuân thủ các bước sau:
Bước 1: Xác định mục đích của sự kiện
Trước khi bắt đầu tổ chức sự kiện, bạn cần xác định rõ mục đích của sự kiện. Mục đích của sự kiện có thể là giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới, tăng cường tương tác với khách hàng, quảng bá thương hiệu, và còn nhiều mục đích khác.
Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức sự kiện
Sau khi xác định mục đích của sự kiện, bạn cần lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Kế hoạch này bao gồm:
- Địa điểm tổ chức sự kiện
- Thời gian tổ chức sự kiện
- Ngân sách cho sự kiện
- Chủ đề và phong cách của sự kiện
- Các hoạt động, trò chơi trong sự kiện
Bước 3: Tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời
Sau khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn cần tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời. Dưới đây là các yếu tố cần lưu ý khi chọn nhà cung cấp:
Kinh nghiệm và uy tín
Nhà cung cấp có kinh nghiệm và uy tín trong lĩnh vực tổ chức sự kiện ngoài trời là một điểm cộng lớn. Điều này đảm bảo rằng nhà cung cấp có đủ kỹ năng và kinh nghiệm để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện.
Các dịch vụ được cung cấp
Bạn cần xem xét các dịch vụ mà nhà cung cấp có thể cung cấp cho sự kiện của bạn. Các dịch vụ này có thể bao gồm: cho thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng, trang thiết bị, xe đưa đón, nhân viên hỗ trợ,…
Khả năng tương thích với kế hoạch của bạn
Nhà cung cấp cần có khả năng tương thích với kế hoạch của bạn. Họ cần hiểu rõ yêu cầu của bạn và đáp ứng được các yêu cầu đó.
Thành tích và đánh giá của nhà cung cấp
Bạn cần tìm hiểu thông tin về thành tích và đánh giá của nhà cung cấp trong quá khứ. Điều này sẽ giúp bạn đánh giá rõ hơn về chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp.
Giá cả
Giá cả là một trong những yếu tố quan trọng khi chọn nhà cung cấp. Bạn cần tìm kiếm nhà cung cấp có giá cả phù hợp với ngân sách của bạn.
Sau khi đã xác định được nhà cung cấp phù hợp, bạn cần thảo luận với nhà cung cấp về các yêu cầu của bạn và đưa ra một hợp đồng cụ thể.
Ngân sách cần chuẩn bị cho việc tổ chức sự kiện ngoài trời
Việc chuẩn bị ngân sách cho việc tổ chức sự kiện ngoài trời là một trong những yếu tố quan trọng. Bạn cần tham khảo trước các chi phí sau:
Chi phí thiết bị
Đây là chi phí cho việc thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng, trang thiết bị,… cần thiết cho sự kiện của bạn.
Chi phí thuê địa điểm
Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện là một trong những chi phí lớn. Bạn cần xem xét các yếu tố như diện tích, vị trí, tiện nghi để chọn được địa điểm phù hợp.
Chi phí quảng cáo và PR
Đây là chi phí cho việc quảng bá sự kiện và tạo nhận thức về sự kiện trước khi diễn ra.
Chi phí ăn uống và tiệc tùng
Bạn cần tính toán chi phí cho ăn uống và tiệc tùng cho khách mời tham dự sự kiện.
Chi phí cho hoạt động và trò chơi
Bạn cần chuẩn bị chi phí cho các hoạt động và trò chơi thú vị trong sự kiện. Điều này giúp tạo sự hứng khởi và thu hút được nhiều khách hàng, đối tác tham gia.
Chi phí nhân viên
Bạn cần tính toán chi phí cho việc thuê nhân viên hỗ trợ trong quá trình tổ chức sự kiện. Nhân viên này có thể là nhân viên của nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện hoặc nhân viên bên ngoài.
Sau khi đã tính toán được các chi phí trên, bạn cần lên kế hoạch ngân sách để đảm bảo việc tổ chức sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Các hoạt động và trò chơi thú vị cho sự kiện ngoài trời
Để tạo sự hứng khởi và thu hút khách hàng, đối tác tham gia sự kiện, bạn cần chuẩn bị các hoạt động và trò chơi thú vị. Dưới đây là một số ý tưởng:
Trò chơi thể thao
Các trò chơi thể thao như bóng đá, bóng chuyền, cầu lông,… sẽ giúp tạo sự hứng khởi và kích thích khách hàng, đối tác tham gia.
Triển lãm sản phẩm, dịch vụ
Triển lãm các sản phẩm, dịch vụ của công ty là một trong những hoạt động quan trọng trong sự kiện ngoài trời. Đây là cơ hội để các khách hàng, đối tác có thể trực tiếp trải nghiệm và đánh giá chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
Các hoạt động âm nhạc
Các hoạt động âm nhạc như biểu diễn ca nhạc, DJ party,… sẽ giúp tăng thêm không khí sôi động và thu hút khách hàng, đối tác.
Các hoạt động văn hóa
Các hoạt động văn hóa như hát rong, xiếc, múa lân,… sẽ giúp tạo sự hứng khởi và thu hút các khách hàng, đối tác.
Chủ đề và phong cách cho sự kiện ngoài trời
Chủ đề và phong cách đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mục đích của sự kiện và gây ấn tượng với khách hàng, đối tác. Dưới đây là một số ý tưởng:
Chủ đề theo mùa
Bạn có thể chọn chủ đề dựa trên mùa của sự kiện. Ví dụ: nếu sự kiện diễn ra vào mùa hè, bạn có thể chọn chủ đề “Summer Party”.
Chủ đề theo sản phẩm, dịch vụ
Chủ đề cũng có thể dựa trên sản phẩm, dịch vụ của công ty. Ví dụ: nếu công ty của bạn kinh doanh trong lĩnh vực du lịch, bạn có thể chọn chủ đề “Travel Expo”.
Phong cách hiện đại
Phong cách hiện đại, sang trọng và ấn tượng khiến cho khách hàng, đối tác cảm thấy thoải mái và tin tưởng hơn với công ty của bạn. Điều này giúp tạo sự chuyên nghiệp và thể hiện được giá trị của công ty.
Phong cách cổ điển
Phong cách cổ điển có thể mang lại sự độc đáo và thu hút sự chú ý của khách hàng, đối tác. Nếu công ty của bạn hoạt động trong lĩnh vực lịch sử, phong cách cổ điển sẽ là một lựa chọn phù hợp.
Tổng kết
Tổ chức sự kiện ngoài trời là một trong những hình thức quảng bá thương hiệu, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới hiệu quả nhất. Việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời, chuẩn bị ngân sách, hoạt động và trò chơi thú vị, chủ đề và phong cách là các yếu tố quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công. Với các bước và ý tưởng đã được giới thiệu ở trên, hy vọng bạn có thể tổ chức sự kiện ngoài trời thành công và thu hút được nhiều khách hàng, đối tác.
CES MEDIA VIỆT NAM
- Tầng 6 – 35A ngõ 45 Trần Thái Tông, Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội
- Hotline: 0912.230.666 (Mr Dương Trịnh) – 093.238.7969 (Mrs Nga Tăng)
- Email: event@cesmediavn.com
- Fanpage: www.facebook.com/cesmediavn