Sự kiện là một trong những hoạt động quan trọng của các doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân. Tuy nhiên, để tổ chức một sự kiện thành công và ấn tượng không phải là điều dễ dàng. Một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công của một sự kiện chính là kịch bản sự kiện. Vậy làm sao để xây dựng được một kịch bản sự kiện chuyên nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết này.

1. Nắm được thông tin cơ bản của sự kiện

Trước khi bắt tay vào viết kịch bản sự kiện, bạn cần phải nắm rõ thông tin cơ bản về sự kiện đó. Điều này bao gồm:

Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện là hai yếu tố quan trọng nhất mà bạn cần phải biết trước khi viết kịch bản. Thời gian tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn lên được một lịch trình chi tiết và có thể tính toán được thời gian cho từng hoạt động trong sự kiện. Địa điểm tổ chức sự kiện cũng rất quan trọng, nó sẽ ảnh hưởng đến không gian và cách bố trí các hoạt động trong sự kiện.

Mục đích của sự kiện

Mục đích của sự kiện là gì? Đây là câu hỏi bạn cần phải trả lời trước khi viết kịch bản. Mục đích của sự kiện sẽ giúp bạn xác định được những hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu đề ra.

Đối tượng tham dự

Đối tượng tham dự sự kiện là ai? Đây là câu hỏi quan trọng để bạn có thể lên được một kịch bản phù hợp với đối tượng tham dự. Nếu sự kiện của bạn dành cho khách hàng, bạn cần phải lên một kịch bản khác so với sự kiện dành cho đối tác hoặc nhân viên.

Ngân sách

Ngân sách là yếu tố quyết định cho việc tổ chức sự kiện. Bạn cần phải biết ngân sách của mình để có thể lên được một kịch bản phù hợp và không vượt quá ngân sách đã đề ra.

2. Phân loại kịch bản tổ chức sự kiện

Kịch bản tổ chức sự kiện có thể được phân loại thành hai loại chính: kịch bản tổ chức sự kiện lớn và kịch bản tổ chức sự kiện nhỏ.

Kịch bản tổ chức sự kiện lớn

Kịch bản tổ chức sự kiện lớn là những sự kiện có quy mô lớn, thường dành cho đối tượng tham dự rộng và có ngân sách cao. Đây là những sự kiện như hội nghị, triển lãm, lễ khai trương, gala dinner, concert, v.v… Với kịch bản tổ chức sự kiện lớn, bạn cần phải chuẩn bị một kế hoạch chi tiết và có sự phối hợp chặt chẽ giữa các đơn vị liên quan để đảm bảo sự thành công của sự kiện.

Kịch bản tổ chức sự kiện nhỏ

Kịch bản tổ chức sự kiện nhỏ là những sự kiện có quy mô nhỏ, thường dành cho đối tượng tham dự ít và có ngân sách thấp. Đây là những sự kiện như hội thảo, buổi gặp mặt, tiệc tùng, v.v… Với kịch bản tổ chức sự kiện nhỏ, bạn có thể linh hoạt hơn trong việc lên kế hoạch và tổ chức sự kiện.

3. Những lưu ý khi viết kịch bản mẫu tổ chức sự kiện

Việc viết kịch bản mẫu tổ chức sự kiện cũng rất quan trọng để đảm bảo sự thành công của sự kiện. Dưới đây là những lưu ý cần được lưu ý khi viết kịch bản mẫu tổ chức sự kiện:

Đơn giản và dễ hiểu

Kịch bản mẫu tổ chức sự kiện cần phải đơn giản và dễ hiểu để mọi người trong đơn vị tổ chức đều có thể hiểu và thực hiện theo. Nếu kịch bản quá phức tạp, có thể dẫn đến sự nhầm lẫn và gây khó khăn trong việc tổ chức sự kiện.

Tính toán thời gian

Thời gian là yếu tố quan trọng trong việc tổ chức sự kiện. Kịch bản mẫu cần phải tính toán thời gian cho từng hoạt động và có sự dự trù thời gian để tránh tình huống không kịp thời gian.

Chú ý đến chi tiết

Kịch bản mẫu cần phải chú ý đến từng chi tiết nhỏ trong sự kiện. Điều này giúp bạn có thể chuẩn bị và tổ chức sự kiện một cách hoàn hảo hơn.

4. Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện cơ bản

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về cách viết kịch bản tổ chức sự kiện, dưới đây là một mẫu kịch bản tổ chức sự kiện cơ bản:

Thông tin cơ bản

• Tên sự kiện: Hội nghị khách hàng quốc tế
• Thời gian: 8h00 – 17h00 ngày 20/10/2021
• Địa điểm: Trung tâm hội nghị Quốc gia
• Mục đích: Tạo cơ hội giao lưu, kết nối giữa các doanh nghiệp với nhau
• Đối tượng tham dự: Khách hàng quốc tế của công ty
• Ngân sách: 500 triệu đồng

Lịch trình sự kiện

Các hoạt động trong sự kiện

• Lễ khai mạc: Bao gồm phát biểu chào mừng của ban tổ chức và diễn giả chính.
• Diễn giả chia sẻ kinh nghiệm về kinh doanh quốc tế: Diễn giả sẽ chia sẻ những kinh nghiệm và bí quyết để thành công trong kinh doanh quốc tế.
• Giải lao: Thời gian nghỉ ngơi và trao đổi giữa các khách hàng.
• Diễn giả chia sẻ về xu hướng kinh doanh trong tương lai: Diễn giả sẽ đưa ra những thông tin mới nhất về xu hướng kinh doanh trong tương lai và cách áp dụng vào hoạt động kinh doanh hiện tại.
• Tiệc trưa: Thời gian để các khách hàng có thể giao lưu và kết nối với nhau.
• Hội thảo về các cơ hội đầu tư tại Việt Nam: Các diễn giả sẽ trình bày về các cơ hội đầu tư tại Việt Nam và cách thức để tiếp cận thị trường này.
• Giao lưu, kết nối giữa các doanh nghiệp: Thời gian cuối cùng của sự kiện dành cho các khách hàng có thể giao lưu và kết nối với nhau.

Đơn vị liên quan

• Ban tổ chức: Bao gồm các thành viên trong công ty và các đơn vị hỗ trợ tổ chức sự kiện.
• Diễn giả: Bao gồm các chuyên gia trong lĩnh vực kinh doanh quốc tế.
• Nhà cung cấp dịch vụ: Bao gồm các đơn vị cung cấp dịch vụ như âm thanh, ánh sáng, trang trí, v.v…
• Đối tác: Các đối tác của công ty trong và ngoài nước.

CES Media Việt Nam – Công ty tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp tại Việt Nam

CES Media Việt Nam là một trong những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu tại Việt Nam. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và tài năng, CES Media Việt Nam cam kết mang đến cho khách hàng những sự kiện đẳng cấp và đầy ấn tượng.

Với các dịch vụ chuyên nghiệp và đa dạng như sự kiện hội thảo, doanh nghiệp, khai trương, âm nhạc và thể thao.

Với triết lý “Sự thành công của khách hàng là thành công của chúng tôi”, CES Media Việt Nam cam kết luôn đồng hành cùng khách hàng trong mọi sự kiện để mang lại những trải nghiệm tuyệt vời và đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.

Kết luận

Việc xây dựng một kịch bản sự kiện chuyên nghiệp là rất quan trọng để đảm bảo sự thành công của sự kiện. Bằng cách nắm được thông tin cơ bản của sự kiện, phân loại kịch bản tổ chức sự kiện, lưu ý khi viết kịch bản mẫu và có một mẫu kịch bản cơ bản, bạn có thể tổ chức một sự kiện hoàn hảo và ấn tượng. Hãy lựa chọn CES Media Việt Nam để đảm bảo sự thành công cho sự kiện của bạn.

CES MEDIA VIỆT NAM

• Tầng 6 – 35A ngõ 45 Trần Thái Tông, Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội
• Hotline: 0912.230.666 (Mr Dương Trịnh) – 093.238.7969 (Mrs Nga Tăng)
• Email: event@cesmediavn.com
• Fanpage: www.facebook.com/cesmediavn