Tổ chức một sự kiện thành công đòi hỏi rất nhiều công sức và sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Từ việc xác định mục đích, đối tượng tham dự, ngân sách cho đến lựa chọn địa điểm, trang trí sân khấu… tất cả đều rất quan trọng.
Dưới đây là 15 bước quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà bạn cần biết:
1. Xác định mục đích tổ chức sự kiện
Lý do tổ chức sự kiện
- Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới
- Kỷ niệm ngày thành lập công ty
- Tổ chức hội nghị khách hàng
- Tổ chức lễ ký kết hợp đồng
- Chương trình team building…
Xác định rõ mục tiêu của sự kiện
Một số ví dụ về mục tiêu có thể là:
- Giới thiệu sản phẩm mới đến đối tượng khách hàng mục tiêu
- Gia tăng nhận diện thương hiệu
- Tăng cường tinh thần đồng đội và sự gắn kết trong nội bộ công ty
- Thu hút sự quan tâm của truyền thông đại chúng…
2. Xác định đối tượng tham dự sự kiện
Đối tượng mục tiêu của sự kiện
Đây chính là những người mà bạn muốn thu hút sự chú ý và ảnh hưởng nhất thông qua sự kiện.
Ví dụ:
- Khách hàng hiện tại và tiềm năng
- Các đối tác, nhà cung cấp
- Giới truyền thông
- Cổ đông công ty
- Nhân viên nội bộ
Xác định kích cỡ của sự kiện
Dựa trên đối tượng mục tiêu, bạn sẽ ước tính được kích thước của sự kiện cũng như số lượng khách mời.
Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến các khâu sau như lựa chọn địa điểm, chi phí tổ chức, nhân sự điều hành…
3. Dự trù chi phí tổ chức sự kiện
Chi phí tổ chức sự kiện phụ thuộc nhiều yếu tố như quy mô, địa điểm, số lượng khách mời… Một số khoản chi phí chính:
Chi phí cho địa điểm
- Thuê địa điểm
- Trang trí không gian
- Âm thanh, ánh sáng, màn hình led
- Bàn ghế, sân khấu…
Chi phí chương trình
- MC dẫn chương trình
- Phí mời khách mời đặc biệt (nếu có)
- Văn nghệ, xiếc
- Các tiết mục đặc sắc…
Chi phí lưu trú và ăn uống
- Ăn uống cho khách mời và ban tổ chức
- Khách sạn nếu cần
Chi phí truyền thông quảng bá
- Thiết kế poster, banner, backdrop
- Quay phim, chụp ảnh
- In ấn tài liệu…
Ngoài ra còn có các chi phí phát sinh, dự phòng.
4. Xác định thời gian tổ chức sự kiện cần lưu ý những gì?
Thời điểm tổ chức
Cân nhắc xem thời điểm nào phù hợp với tính chất của sự kiện.
Ngoài ra cũng cần tránh các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng khác để đảm bảo khách mời có thể tham dự.
Thời lượng sự kiện
Tuỳ thuộc mục đích nhưng hầu hết các sự kiện kéo dài khoảng nửa ngày hoặc 1 ngày là phù hợp.
Thời gian ngắn sẽ khó truyền tải hết thông điệp, kéo dài quá sẽ khiến khách mời mệt mỏi.
5. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Tiêu chí lựa chọn địa điểm
Một số yếu tố cần xem xét:
- Vị trí thuận tiện, dễ di chuyển
- Không gian rộng rãi, thoải mái
- Có đầy đủ cơ sở vật chất như â m thanh,”,”id”:”compl_01Qjrg4CqZcjLrejB47LhdMd”,”completion”:”nh sáng, màn hình…
- Giá cả hợp lý
- Dịch vụ tốt, uy tín
Một số lựa chọn địa điểm phổ biến
- Khách sạn 4-5 sao
- Hội trường, trung tâm hội nghị
- Nhà hát
- Khu resort cao cấp
- Địa điểm ngoài trời như sân vận động, công viên…
Nhìn chung các khách sạn và khu resort đáp ứng tốt nhất nhu cầu tổ chức sự kiện với đầy đủ dịch vụ, tiện nghi cao cấp.
6. Phân công nhiệm vụ cho từng nhóm
Cần thành lập ban tổ chức và phân công rõ ràng nhiệm vụ, có sự phối hợp nhịp nhàng. Một số bộ phận quan trọng:
Nhóm sáng tạo
- Xác định concept, chủ đề sự kiện
- Lên kịch bản, nội dung chương trình chi tiết
- Chuẩn bị video, hình ảnh minh họa
Nhóm đối ngoại
- Mời khách tham gia
- Đặt dịch vụ địa điểm, âm thanh ánh sáng…
- Liên hệ ban tổ chức, báo chí
Nhóm hậu cần
- In poster, banner, tờ rơi…
- Chuẩn bị đồ lưu niệm, quà tặng
- Sắp xếp lễ tân, bàn ghế…
7. Sáng tạo ý tưởng tổ chức sự kiện
Lên concept sự kiện độc đáo, ấn tượng. Một số phương án:
Chủ đề dựa trên tính chất sản phẩm
Ví dụ giới thiệu sạc dự phòng có thể tổ chức sự kiện ngoài trời, đi cắm trại.
Lấy cảm hứng theo mùa
- Dựa trên các ngày lễ lớn như Valentine, Giáng sinh, Halloween…
- Hoặc tận dụng thời tiết như đông đến tổ chức winterland, hè tổ chức bãi biển…
Chủ đề sáng tạo, bắt trend
VD như các tiệc chiêu đãi theo phong cách vườn cổ tích, rừng Amazon, Harry Porter…
Hoặc pha trộn nhiều chủ đề khác nhau: sự kiện âm nhạc gắn liền trà sữa, pizza…
8. Lập kế hoạch truyền thông sự kiện
Truyền thông hiệu quả giúp thu hút sự chú ý, lan truyền thông điệp đến cộng đồng.
Truyền thông trước sự kiện
- Thiết kế poster, banner, backdrop, standee…
- Chạy quảng cáo Facebook, Google
- Gửi thư mời khách VIP
Truyền thông trong sự kiện
- Quay livestream, đăng tải video clip
- Post bài viết, hình ảnh lên fanpage
- Tương tác với cộng đồng
Truyền thông sau sự kiện
- Nhắc lại các khoảnh khắc đáng nhớ
- Bài đánh giá, nhận xét về sự kiện
- Cảm ơn khách mời và người hâm mộ
9. Lập danh sách khách mời tham gia sự kiện
Xác định guest list – danh sách khách mời
Bao gồm các đối tượng cần gửi lời mời như:
- Lãnh đạo công ty, các phòng ban
- Đối tác, khách hàng hiện tại
- Khách hàng tiềm năng
- Giới truyền thông, báo chí
- Người nổi tiếng: ca sĩ, diễn viên…
Gửi thư – thiệp mời sự kiện
Nên gửi khoảng 1-2 tuần trước ngày diễn ra sự kiện.
Có thể mời bằng email, điện thoại hoặc gửi thiệp mời trực tiếp cho các vị khách quan trọng.
10. Xin giấy phép tổ chức sự kiện
Trước khi tổ chức sự kiện, cần làm các thủ tục để đảm bảo đúng quy định.
Đăng ký nội dung sự kiện
Theo quy định tại Nghị định số 22/2018/NĐ-CP ngày 23/02/2018 của Chính phủ.
Đơn vị tổ chức sự kiện có trách nhiệm đăng ký nội dung với Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tối thiểu 05 ngày trước khi diễn ra.
Xin phép cấp địa điểm
Nơi tổ chức sự kiện cũng cần có văn bản đồng ý cho phép sử dụng địa điểm. Đây là căn cứ để đăng ký nội dung sự kiện nêu trên.
Ngoài ra tùy tính chất và quy mô của sự kiện còn có thể cần xin giấy phép của cơ quan chức năng địa phương.
11. Booking dịch vụ sự kiện
Để chuẩn bị cho sự kiện, cần booking các nhà cung cấp dịch vụ như:
Dịch vụ sân khấu, âm thanh
VD: Ánh sáng, laser, loa đài, micro không dây, màn hình led…
Dịch vụ trang trí không gian
Trang trí phông xung quanh, balloons, hoa tươi…tạo không khí ngày lễ.
Ban tiếp tân, lễ tân
Nhân viên tiếp đón, hướng dẫn, giới thiệu chương trình tới khách.
MC – Người dẫn chương trình
Chọn MC dẫn chương trình, điều hành các hoạt động một cách liên mạch.
Vũ đoàn – Xiếc – Ca sĩ
Mời vũ đoàn biểu diễn, xiếc gia…làm phong phú thêm chương trình.
12. Dự phòng những rủi ro trong tổ chức sự kiện
Để đề phòng những sự cố, cần chuẩn bị kỹ các giải pháp xử lý tình huống.
Phương án dự phòng kỹ thuật
Chuẩn bị thêm thiết bị âm thanh, điện. Bố trí nhân viên ứng cứu nhanh.
Phương án về thời tiết, môi trường
Nếu tổ chức ngoài trời cần dự phòng mưa gió, nắng gắt…
Phương án về lực lượng an ninh
Nếu sự kiện đông người cần bố trí thêm an ninh đảm bảo an toàn.
Phương án về sức khỏe
Chuẩn bị sẵn sàng phòng y tế, xe cấp cứu.
13. Vận hành tổ chức sự kiện
Sau khi chuẩn bị chu đáo, đến lúc trực tiếp tổ chức sự kiện:
Lắp đặt sân khấu, âm thanh đèn
Xây dựng sân khấu, bày trí trang trí, lắp đặt các thiết bị cần thiết.
Đón tiếp khách mời
Bộ phận lễ tân, tiếp tân đón và hướng dẫn khách ngay từ khi vào địa điểm.
Theo sát tiến độ
Ban tổ chức, ban chỉ đạo sự kiện giám sát chặt chẽ, xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.
14. Tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm
Sau sự kiện cần ngồi lại đánh giá các ưu điểm, hạn chế và rút ra bài học kinh nghiệm cho lần tổ chức sau:
Ưu điểm
- Sự kiện thu hút được sự quan tâm của dư luận
- Chương trình diễn ra sôi nổi, cuốn hút
- Ban tổ chức làm việc hiệu quả
Tồn tại
- Một số tiết mục hơi nhàm chán
- Thiếu sót về địa điểm để xe
- Một vài khách mời vắng mặt vì lý do riêng
Kinh nghiệm
- Chuẩn bị kỹ càng, chi tiết hơn về nội dung chương trình
- Nắm chắc tình hình khách mời tham gia
- Bổ sung thêm phương án xử lý tình huống bất ngờ
15. Truyền thông sau sự kiện
Sau sự kiện cần có truyền thông hiệu quả để tăng phạm vi ảnh hưởng:
Bài viết đánh giá sự kiện
Liệt kê những khoảnh khắc nổi bật, cảm nhận chung về không khí sự kiện.
Post video clip, hình ảnh
Chọn lọc và đăng tải các clip, khoảnh khắc đẹp nhất lên fanpage.
Cảm ơn khách mời, đối tác
Gửi lời cảm ơn chân thành tới các khách mời đã tham gia cũng như các nhà tài trợ.
Thu thập feedback
Khảo sát ý kiến đánh giá của khách mời sau sự kiện. Đây sẽ là nguồn phản hồi quý giá.
CES Media Việt Nam – Công ty tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp tại Việt Nam
CES Media Việt Nam là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu tại Việt Nam với hơn 10 năm kinh nghiệm.
Chúng tôi cung cấp đầy đủ các dịch vụ tổ chức sự kiện để mang đến những trải nghiệm hoàn hảo cho thương hiệu.
1. Dịch vụ tổ chức sự kiện của CES Media
Sáng tạo concept sự kiện độc đáo
Với đội ngũ sáng tạo chuyên nghiệp, CES Media sẽ đề xuất ý tưởng sự kiện thu hút, ấn tượng dựa trên mục tiêu và ngân sách của khách hàng.
Chúng tôi có thể lên concept theo chủ đề dựa trên sản phẩm, bắt trend thị trường hoặc mix nhiều yếu tố độc đáo khác nhau.
Lên kịch bản, nội dung chương trình chi tiết
Trên cơ sở ý tưởng được duyệt, bộ phận sáng tạo sẽ xây dựng kịch bản chi tiết, nội dung chương trình sinh động với:
- Các tiết mục văn nghệ đặc sắc
- Các hoạt động tương tác hấp dẫn
- Video dẫn chương trình bắt mắt
Truyền thông sự kiện 360 độ
Chúng tôi thực hiện truyền thông chuyên nghiệp xuyên suốt quá trình diễn ra sự kiện gồm:
- Thiết kế poster, backdrop, standee, banner…
- Gửi lời mời tới khách VIP
- Viết bài PR báo chí
- Livestream trực tiếp sự kiện lên fanpage
Đặt dịch vụ, trang trí sân khấu chuyên nghiệp
Chúng tôi sẽ booking đầy đủ các dịch vụ cần thiết như âm thanh ánh sáng, MC dẫn chương trình chuyên nghiệp.
Đồng thời trang trí không gian sự kiện ấn tượng với các tiện ích sân khấu hiện đại, máy chiếu led, màn hình…
Quản lý, giám sát sự kiện chặt chẽ
Đội ngũ nhân viên kinh nghiệm của CES Media sẽ điều phối xuyên suốt chương trình, giám sát và xử lý kịp thời mọi vấn đề phát sinh.
2. Lý do nên chọn CES Media làm đối tác tổ chức sự kiện
Sau hơn 10 năm phát triển, CES Media tự hào là công ty tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp bậc nhất.
CES Media đã triển khai thành công hàng ngàn sự kiện lớn nhỏ khác nhau. Chúng tôi tự tin mang đến dịch vụ xuất sắc cho mọi đối tác với những lợi thế vượt trội:
Đội ngũ sáng tạo dày dặn kinh nghiệm
Đội ngũ sáng tạo của chúng tôi có trình độ chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm trong việc lên concept và xây dựng kịch bản sự kiện độc đáo.
Mạng lưới đối tác liên kết chặt chẽ
Là đơn vị tổ chức sự kiện lớn, CES Media có mối quan hệ bền chặt với các nhà cung cấp dịch vụ hàng đầu. Điều này giúp chúng tôi dễ dàng booking các dịch vụ với chi phí ưu đãi nhất.
Công nghệ và trang thiết bị hiện đại
CES Media đầu tư hệ thống công nghệ và trang thiết bị tổ chức sự kiện đồng bộ, hiện đại bậc nhất thị trường. Đây chính là bí quyết giúp chúng tôi luôn mang lại dịch vụ xuất sắc cho khách hàng.
Chi phí cạnh tranh nhưng chất lượng cao
Với lợi thế về quy mô và mối quan hệ đối tác, CES Media có thể cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chất lượng với giá thành cạnh tranh hơn hẳn so với thị trường.
Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn các gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu và ngân sách của bạn!
Kết luận
Như vậy qua bài viết trên có thể thấy, tổ chức thành công một sự kiện đòi hỏi rất nhiều công đoạn chuẩn bị công phu, từ khâu lên ý tưởng, lập kế hoạch đến truyền thông và vận hành sự kiện.
Để đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi, ấn tượng, các doanh nghiệp nên hợp tác cùng đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
CES Media Việt Nam với đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm cùng công nghệ hiện đại sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp tổ chức thành công mọi sự kiện lớn nhỏ.
Đừng ngần ngại liên hệ ngay CES Media để cùng nhau tạo ra những sự kiện thăng hoa và đong đầy cảm xúc!
CES MEDIA VIỆT NAM
- Tầng 6 – 35A ngõ 45 Trần Thái Tông, Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội
- Hotline: 0912.230.666 (Mr Dương Trịnh) – 093.238.7969 (Mrs Nga Tăng)
- Email: event@cesmediavn.com
- Fanpage: www.facebook.com/cesmediavn